Sabtu, 22 Juni 2013

Komunikasi Dalam Adm

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan. Empat Dimensi Komunikasi organisasi
1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): 1. Metode tulisan 2. Metode lisan 3. Metode tulisan diikuti lisan 4. Metode lisan diikuti tulisan
2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama

4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran: 1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung 2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya


sumber:wikipedia

Prinsip Komunikasi

Untuk dapat memahami hakikat suatu komunikasi perlu diketahui prinsip dari komunikasi tersebut. Menurut Seiler (1988), ada empat prinsip dasar dalam kominikasi yaitu : suatu proses, suatui sistemik, interaksi dan transaksi, dimaksudkan atau tidak dimaksudkan. Masing-masing dasri prinsip ini akan dijelaskan berikut ini : 

1. Komunikasi adalah Suatu Proses 
Komunikasi adalah suatu proses karena merupakan suatu seri kehidupan yang terus-menerus, yang tidak mempunyai permulaan atau akhir dan selalu berubah-ubah. Komunikasi juga bukanlah suatu barang yang dapat ditangkap dengan tangan untuk diteliti. Komunikasi menurut Seiler (1988) lebih merupakan cuaca yang terjadi dari bermacam-macam variabel yang kompleks dan terus berubah. Kadang-kadang cuaca hangat, matahari bersinar, pada waktu yang lain cuaca dingin, berawan dan lembab. Keadaan cuaca mereflesikan satu variasi saling berhubungan yang kompleks yang tidak ada pernah duplikatnya. 
Komunikasi jiga melibatkan suatu variasi saling berhubungan yang kompleks yang tidak pernah ada duplikat dalam cara yang persis sama yaitu : saling berhubugan diantara orang, lingkungan, keterampilan, sikap, status, pengalaman, dan perasaan, semuanya menentukan komunikasi yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Misalnya : cobalah anda ingat hubungan yang baru terjadi dengan seseorang akhir-akhir ini. Bagaimana terjadinya hubungan itu ? Apakah secara kebetulan atau sengaja dipertemukan olek teman atau anda sendiri yang merencanakannya. Tidak ada dua hubungan yang terjadi dalam cara yang persis sama atau tidak ada komunikasi yang terjadi pengantara terjadinya hubungan itu yang persis sama. Beberapa hubungan hangat dan adakalanya dingin sama halnya dengan cuaca. 
Bila dilihat sepintas lalu suatu komunikasi mungkin tidak berarti, tetapi bila dipandang sebagai suatu proses, maka kepentingannya sangat besar. Misalnya : suatu komunikasi yang hanya terdiri dari satu perkataan akan dapat memperlihatkan suatu perubahan. Perubahan itu mungkin terjadi secara langsung atau tidak langsung, berarti atau tidak berarti, tetapi semuany aitu terjadi sebagai hasil proses komunikasi. Contoh : seorsng pengawas sedang memperhatikan karyawannya mengerjakan sesuatu pekerjaan. Tiba-tiba pengwa tersebut mengucapkan kata salah, maka karyawan yang sedang bekerja tersebut menghentikan pekerjaanya dan mungkin bertanya dimana letak kesalahannya. Atau kalau karyawan tersebut tahu di mana letak kesalahannya dia dapat langsung memperbaiki pekerjaannya pada saat diawasi tersebut. 
Jadi, komunikasi tersebut di samping berubah-ubah juga dapat menimbulkan perubahan. 

2. Komunikasi adalah Sistem 
Seperti telah dikatakan pada bagian C bahwa komunikasi terdiri dari beberapa komponen dan masing-masing komponen tersebut mempunyai tugasnya masing-masing. Tugas dari masing komonen itu berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan suatu komunikasi. Misalnya pengirim mempunyai peranan untuk menentukan apa informasi atau arti apa yang akan dikomunikasikan. Setelah tahu apa arti atau informasi apa yang akan dikirimkan, informasi tersebut perlu diubah ke dalam kode atau sandi-sandi tertentu sesuai dengan aturannya sehingga berupa suatu pesan. Jadi komponen pesan ada kaitannya dengan komponen pengirim. Bila pengirim tidak benar menyandikan arti yang akan dikirim maka terjadilah pesan tersebut kurang tepat. Kurang tepatnya pesan yang dikirimkan akan mempengaruhi komponen penerima dalam menginterpretasikan isi pesan sehingga si penerima mungkin juga akan salah dalam menginterpretasikannya. Kaitan komponen pesan dengan saluran misalnya bila pesan disampaikan dengan lisan maka gelombang suara adalah sebagai saluran dan ini juga akan berkaitan dengan si penerima dalam mengikuti pesan yang harus menggunakan pendengarannya dalam menerima pesan tersebut. Begitulah, antara satu komponen dengan komponen yang lain saling berkaitan dan bila terdapat gangguan pada satu komponen akan berpengaruh pada proses komunikasi secara keseluruhan. 

3. Komunikasi Bersifat Interaksi dan Transaksi 
Yang dimaksud dengan istilah interaksi adalah saling bertukar komunikasi. Misalnya seseorang berbicara kepada temannya mengenai sesuatu, kemudian temannya yang mendengar memberikan reaksi atau komentar terhadap apa yang sedang dibicarakannya itu. Begitu selanjutnya berlangsung secara teratur ibarat orang yang bermain lempar bola. Seorang melemparkan yang lainnya menagkap kemudian yang menangkap melemparkan kembali kepada si pelempar pertama. 
Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi yang kita lakukan tidak seteratur itu prosesnya. Banyak dalam percakapan tatap muka kita terlibat dalam proses pengiriman pesan simultan tidak terpisah seperti contoh di atas. Dalam keadaan demikian komunikasi tersebut bersifat transaksi. Sambil menyandikan pesan kita juga menginterpretasikan pesan yang kita terima. Misalnya dalam situasi pengajaran di kelas antara guru dan murud seringkali memperlihatkan komunikasi nteraksi ini. Sambil guru menyampaikan informasi kepada murid atau sedang menjelaskan pengajran, muridpun menyampaikan pesan kepada guru dalam bermacam-macam bentuk. Jadi komunikasi yang terjadi antara manusia dapat berupa interaksi dan transaksi. 

4. Komunikasi Dapat Terjadi Disengaja Maupun Tidak Disengaja 
Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan yang mempunyai maksud tertentu dikirimkan kepada penerima yang dimaksudkan. Misalnya seorang pimpinan bermaksud mengadakan rapat dengan kepala-kepala bagiannya. Apabila pimpinan tersebut mengirimkan pesan yang berisi undangan rapat kepada kepala-kepala bagiannya, maka itu dinamakan komunikasi yang disengaja. Tetapi apabila pesan yang tidak sengaja dikirimkan atau tidak dimaksudkan untuk orang tertentu untuk menerimanya maka itu dinamakan komunikasi tidak disengaja. Misalnya sesearang memakai warna pakaian yang agak terang yang tidak mempunyai maksud untuk mengirimkan pesan tertentu, kadang-kadang diterima secara tidak sengaja sebagai pesan oleh orang lain, karena tanpa disadari orang lain melihat warna pakaian yang dipakainya. 
Komunikasi yang ideal terjadi apabila seseorang bermaksud mengirim pesan tertentu terhadap orang lain yang ia inginkan untuk menerimanya. Tetapi itu belumlah merupakan jaminan bahwa pesan itu akan efektif, karena tergantung pada faktore orang lain yang juga ikut berpengaruh kepada proses komunikasi. Kadang-kadang ada juga pesan yang sengaja dikirimkan kepada orang yang dimaksudkan tetapi sengaja tidak diterima oleh orang itu. Misalnya orang tua yang sengaja berbicara kepada anaknya tetapi anaknya tidak mau mendengarnya. 
Ada juga situasi komunikasi yang tidak sengaja tetapi diterima oleh orang lain dengan sengaja. Misalnya : dalam situasi kelas yang heningtiba-tiba seorang murid berdiri maju ke depan mengambil kapur untuk mengisap tinta penanya. Gerakan murid yang tidak sengaja sebagai pesan itu diterima murid-murid lainnya sebagai pesan karena tiba-tiba temannya yang lain memprhatikan geraknya yang menimbulkan bermacam-macam interpretasi bagi mereka. Dari bermacam-macam contoh di atas jelaslah, bahwa komunikasi itu dapat terjadi disengaja maupun tidak dengan sengaja. 

Komunikasi Tatap Muka

komunikasi tatap muka adalah komunikasi langsung dimana komunikasi tersebut dilakukan oleh komunikan dan komunikator dengan ruang dan waktu yang sama. Kelebihan komunikasi tatap muka adalah:
1.      Komunikator dapat melihat langsung tanggapan komunikannya.
2.      Komunikan akan lebih memahami dan mendalami apa yang sedang dibicarakan.
3.      Keefektifan dan keefisienan dalam menyampaikan pesan persuasif untuk mengubah sikap, perilaku, pendapat seseorang.
4.      Tidak memerlukan biaya.
5.      Perasaan dan emosi lebih terlihat dan menyatu.
6.      Dapat dilakukan semua orang.
7.      Dapat mengetahui secara langsung komunikasi non verbal dan verbal antar lawan bicara.
8.      Mengurangi kebohongan di dalam pengungkapan verbal.
9.      Dapat lebih terbuka.
Sedangkan kekurangan dari komunikasi tatap muka adalah:
1.      Harus di dalam ruang dan waktu yang sama
2.      Komunikan dan komunikator terbatas
3.      Penyebaran informasi relatif lama karena menuntut kesamaan waktu antara komunikan dengan komunikatornya.
4.      Tidak dapat menyembunyikan perasaan dan komunikasi nonverbal


Tujuan Komunikasi

Menurut Riant Nugroho (2004:72) tujuan komunikasi adalah menciptakan pemahaman bersama atau mengubah persepsi, bahkan perilaku. Sedangkan menurut Katz an Robert Kahn yang merupakan hal utama dari komunikasi adalah pertukaran informasi dan penyampaian makna suatu system social atau organisasi. Akan tetapi komunikasi tidak hanya menyampaikan informasi atau pesan saja, tetapi komunikasi dilakukan seorang dengan pihak lainnya dalam upaya membentuk suatu makna serta mengemban harapan-harapannya (Rosadi Ruslan, 2003:83). Dengan demikian komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan betapa efektifnya orang-orang bekerja sama dan mengkoordinasikan usaha-usaha untuk mencapai tujuan.
Pada umumnya tujuan komunikasi tujuan anatara lain, yaitu:
  1. Supaya yang kita sampaikan dapat mengerti, sebagai komunikator kita harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) dengan sebaik-baiknya dan tuntas sehingga mereka dapat mengerti dan mengakui apa yang kita maksud.
  2. Memahami orang lain. Kita sebagai komunikator harus mengerti benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan kemauannya.
  3. Supaya gagasan dapat diterima orang lain. Kita berusaha agar gagasan kita dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasive bukan memaksakan kehendak.
  4. Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu, menggerakan sesuatu itu dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan. Kegiatan dimaksud di sini adalah kegiatan yang lebih banyak mendorong, namun yang penting harus diingat adalah bagaimana cara baik untuk melakukan (Widjaja, 200:66-67).